
Welke administratiesoftware is geschikt voor een kleine ZZPer
In deze blogs neem ik je mee in een stukje historie over SDJ Finance, deel ik mijn ondernemerstips en ga ik in op de actualiteiten. Blijf dus vooral onze blogs volgen!
Welke administratiesoftware is geschikt voor een kleine ZZP'er
Dit is de vraag die veel ondernemers zichzelf stellen. Niet zo gek, want er is ontzettend veel keuze in verschillende prijsklassen. Daarnaast doen er een aantal fanatiek aan marketing, maar is dat product nou echt beter? En hoe bepaal je nou welke software voor jou het beste werkt?
Wij zetten het voor je op een rijtje!
Probeer verschillende software uit en kies voor het programma dat je begrijpt
Zeker als je zelf je administratie wilt bijhouden dan is het belangrijk dat je snapt hoe het programma werkt en dat je de geldstromen kan volgen.
Beknibbel niet op de prijs
Natuurlijk wil je een goede prijs/kwaliteit verhouding. Duurdere programma’s zijn niet per definitie beter, maar goedkope programma’s bieden niet altijd wat je nodig hebt. Dus kijk naar een goede verhouding daartussen. Hoe je daar achter komt? Door verschillende programma's uit te proberen!
Webshop versus uurtje-factuurtje
Heb je een webshop, dan heb je software nodig waaraan je deze kan koppelen. Niet alle software kan dit. Door te koppelen bespaar je jezelf een hoop tijd. Je hoeft immers niet elke factuur los en handmatig te verwerken. De grootte en diversiteit van je webshop maakt natuurlijk ook uit.
Werk je uurtje-factuurtje, dan wil je goed je uren kunnen bijhouden en digitaal kunnen factureren. Facturatie via word/excel is zó 2003. Los je verkoopfacturen aanmaken kost onnodig veel tijd en je moet ze daarnaast nog apart in je administratie verwerken. Hoe makkelijk is het, als dit meteen al gedaan is?
Een aantal software leveranciers op een rijtje
Natuurlijk zetten we een aantal software leveranciers voor je op een rij met de geschiktheid en de voor- en nadelen.
Exact Online
Exact Online is de meest opgetuigde kerstboom onder de software leveranciers. Het kan werkelijk àlles, maar is voor ondernemers over het algemeen erg ongebruiksvriendelijk. Daarnaast is Exact duur!
Wij gebruiken Exact alleen voor webshops met veel internationale handel. Die te maken hebben met veel buitenlandse BTW en de OSS regeling. Dit omdat qua automatisering wij hierin heel veel kunnen doen. Wij doen voor deze klanten de administratie volledig omdat het voor de klant bijna niet te doen is om in dit programma te werken. De kosten wegen hierin op tegen de tijdsbesparing die het oplevert.
Exact is dus vooral geschikt voor administraties met veel volume en veel diversiteit. Wij raden ook aan om altijd samen te werken met een boekhouden omdat Exact complex is.
MoneyBird
MoneyBird is ontzettend goed in marketing en zij spenderen daar dan ook veel geld aan. Met succes want MoneyBird is behoorlijk populair! MoneyBird heeft veel koppel mogelijkheden met webshops en het facturatie proces is simpel. Zo zijn ze ook begonnen, als facturatie programma en de rest hebben ze er later aangeknoopt. MoneyBird is om mee te beginnen niet heel duur, maar de kosten kunnen aardig oplopen wanneer je groeit.
De kwaliteit en simpelheid van het programma laat echter te wensen over. Het mist functionaliteiten, inzichtelijke rapportages en gebruiksgemak. Het verplicht je voor elke bon een aparte inkoopfactuur te maken anders kan je de BTW niet terugvragen. Ook niet op kosten waar je geen factuur van krijgt. Denk aan de bankkoppeling kosten van KNAB. Dit maakt het programma omslachtig maar wel accuraat.
MoneyBird is echter ook foutgevoelig als het om de instellingen gaat. Voor boekhouders moet je de eerste keer veel tijd besteden aan de instellingen om te kunnen exporteren voor rapportages. Daarom rekenen sommige boekhouders hier extra kosten voor.
Als ze meer tijd en geld aan het product zouden besteden in plaats van aan marketing, zou er meer uit het programma gehaald kunnen worden.
E-boekhouden
E-boekhouden is goedkoop en simpel. Ook zij bieden koppelingen en automatiseringen met webshops. De rapportages zijn overzichtelijker dan in MoneyBird maar gebruiksgemak laat te wensen over. Ze maken het soms zó simpel dat je ingewikkeld moet doen op de zaken kloppend te krijgen. Zo werken ze onder andere met ‘geld uitgeven’ voor kosten en ‘geld ontvangen’ voor omzet. Ontvang je een creditfactuur en geld terug omdat je iets hebt teruggestuurd? Dan moet je dit op ‘geld uitgegeven’ met een min voor het bedrag anders dan komt de BTW bij de omzet te staan. Om maar een stom voorbeeld te geven.
Dit soort dingen moet je even weten.
Ook hier moet een boekhouder even tijd besteden aan de instellingen om het goed exporteren mogelijk te maken. Waarvoor wederom extra kosten in rekening kunnen worden gebracht in het eerste jaar.
MoneyMonk
Dat wij MoneyMonk fan zijn is geen geheim. MoneyMonk is ideaal voor ondernemers die de uren willen bijhouden, kilometers willen registreren voor de kilometervergoeding en daarnaast simpel de administratie willen bijhouden. Er kunnen veel automatische boekingsregels worden ingesteld en je kan kiezen hoe je de administratie wilt verwerken. Voor Ieboekhouders zijn er veel opties om in 1 klik meerdere boekingen aan te passen. Exporteren voor rapportage software is zo ingesteld en je kan aan de klant laten zien welke boekingen al gecontroleerd zijn en welke niet. Je kan ook een ideal link meesturen met de verkoopfacturen. Zeker als je een particulieren factureert merken wij dat er dan aanzienlijk sneller betaald wordt.
Daarnaast heeft MoneyMonk een telefonische helpdesk. Iets wat al deze andere pakketten niet aanbieden. Heb je een webshop? Dan is MoneyMonk geen geschikt programing kunnen worden gebracht in het eerste jaar.
Jortt
Jortt beweert een boekhouder volledig te kunnen vervangen. De software zou alles automatisch moeten doen. Wat door Jortt alleen vergeten wordt is dat je dan wel enige kennis van administratie moet hebben om te bepalen of alles wat Jortt doet ook klopt. Onze ervaring is.. dat ondernemers deze kennis niet hebben. Elke Jortt administratie die wij onder ogen hebben gehad zat vol met gruwelijke fouten. Fouten die een ondernemer zelf vrijwel onmogelijk had kunnen vinden tenzij ze zichzelf tot boekhouder gingen opleiden. Iets wat de meeste ondernemers juist niet willen.
Als wij deze administratie zouden gaan gebruiken voor full-service klanten, dan zou het nog wel goed kunnen gaan omdat we snappen hoe we de software moeten gebruiken. Voor ondernemers is deze administratiesoftware, zonder begeleiding, niet de meest ideale oplossing.
Conclusie
Er is behoorlijk wat software op de markt en de juiste keuze maken is niet makkelijk. SDJ Finance heeft bij geen enkele leverancier aandelen of een affiliate afspraak. Er is vooral gekeken naar hoe de software functioneert en hoe ondernemers er makkelijk mee om kunnen gaan. Biedt het de ondernemer de informatie en het gemak dat de administratiesoftware beloofd.
Daarnaast is het bij de keuze van de juiste administratiesoftware ontzettend belangrijk om te kijken naar jouw type bedrijf.